¿Qué Libros y Actas deben Registrarse en Cámara de Comercio? Requisitos y Procedimientos

El proceso de registro en la Cámara de Comercio es esencial para las sociedades comerciales y entidades sin ánimo de lucro. A través de este registro, se garantiza la transparencia y legalidad de las operaciones empresariales. En este artículo, exploraremos los libros y actas que deben inscribirse, así como los pasos necesarios para llevar a cabo este proceso.

¿Qué Libros y Actas Deben Inscribirse?

Según el Decreto Ley 019 de enero de 2012, también conocido como Ley Antitrámites, las entidades deben registrar ciertos libros y actas en la Cámara de Comercio. Aunque antes era necesario inscribir libros de contabilidad, esta obligación ha cambiado. Los únicos libros que deben registrarse son:

1. Libros de Registro de Socios o Accionistas.
2. Libros de Actas de Asamblea y Juntas de Socios.

Este cambio es resultado de la modificación del Código de Comercio. Ahora, los libros de contabilidad ya no requieren inscripción en la Cámara de Comercio.

Procedimiento para el Registro:

El proceso de registro puede variar según si los libros son físicos o electrónicos. A continuación, se describen los pasos esenciales:

Libros Físicos:

• Deberás completar los formularios proporcionados por la Cámara de Comercio. Estos formularios incluirán detalles como el nombre completo de la sociedad, el nombre y propósito de los libros, la cantidad de hojas útiles por libro y su numeración inicial y final, y el código en caso de hojas continuas.
• Asegúrate de que los libros estén en blanco, numerados y codificados, con la entidad propietaria y su propósito claramente rotulados.

Cuando un libro se complete, para registrar uno nuevo, puedes:

• Presentar una copia de la última hoja utilizada del libro anterior.
• Proporcionar una certificación del revisor fiscal o contador público que confirme la terminación del libro.
• En caso de pérdida, deberás presentar una copia de la denuncia correspondiente.
• Libros Electrónicos
• El representante legal debe presentar una solicitud a través de los canales virtuales o presenciales de la Cámara de Comercio.
• Deberás adjuntar archivos electrónicos (USB, CD) en formato PDF de los libros que deseas registrar.

Es crucial recordar que cada libro debe estar debidamente rotulado con el nombre de la entidad y su propósito. Además, los cambios en la obligación de registrar libros de contabilidad y actas de juntas directivas han simplificado el proceso de inscripción.

El registro de libros y actas en la Cámara de Comercio es un paso esencial para mantener la legalidad y transparencia en las operaciones empresariales. Siguiendo los procedimientos adecuados, las entidades pueden garantizar que su documentación esté en orden y cumpla con las regulaciones vigentes.

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