Antes que nada, debes saber que la contratación pública es un instrumento para cumplir con los fines del Estado; la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y; la efectividad de los derechos e intereses de los administrados (Art.3 ley 80 de 1993). La contratación de bienes, obras y servicios debe estar justificada por las Entidades Públicas, siempre existirá un proceso de planeación previo al interior de cada Entidad e, incluso, en colaboración con otras Entidades.

Todo inicia en la planeación, es donde se establecen los aspectos más importantes de la Contratación Estatal, allí se plantea la necesidad y justificación; se define qué se contratará; en qué condiciones y qué especificaciones deben tener esos bienes, obras y servicios que se van a adquirir; cual será la modalidad de selección y tipología del contrato a celebrar. Aunque en esta etapa existen más aspectos y condiciones técnicas al interior de las Entidades, solo es importante que tengas en cuenta que en esta fase se establece la guía de la contratación y, bajo esa línea de llevará la elección de proveedores.

Ahora, uno de los momentos más importantes en toda contratación es elegir al contratista o proveedor, es fundamental contratar a quien tiene las mejores condiciones técnicas, organizacionales, financieras, experiencia y económicas para asegurará la satisfacción de los intereses de la Entidad y ejecución del contrato. Vale aclarar que, no todos los procesos de selección tienen en cuenta todos estos aspectos, ya que en algunas oportunidades predomina el factor económico y en otros la experticia o, incluso, las condiciones técnicas, todo responde al objeto a contratar y la modalidad de selección del contratista o proveedor.

Ahora, entrando en la materia debes tener en cuenta los siguientes aspectos que te ayudarán participar en los diferentes procesos de selección y tener mayores probabilidades de acceder a una oportunidad contractual.

1. Identificar cual es el régimen de contratación:

Aunque solemos pensar que todas las Entidades Públicas en todos los niveles están sujetas al régimen de contratación pública, es decir, al Estatuto de Contratación Pública ley 80 de 1993 y demás normas que la complementan y reglamentan como la ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015, lo cierto es que también existen casos de contratación de Entidades Públicas sujetas a contratación privada, donde la Entidad cuenta con libertad para definir las reglas de contratación y selección de los contratistas sin atender el los procesos establecidos en la ley 80 de 1993.

Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, Sociedades de Económica Mixta, entre otras, tienen un régimen especial de contratación por razones de su participación o intervención en el mercado en igualdad que los particulares, su contratación no se encuentra restringida por normas del Estatuto de Contratación que aplica a las demás Entidades, normalmente, estas Entidades cuentan con su propio manual de contratación y reglas especiales para elegir contratista.

También hay casos donde las Entidades en determinados casos aplican un régimen especial de contratación, normalmente esto sucede en casos especiales por la naturaleza del contrato o, incluso, dependiendo del origen y destinación de los recursos. Así, por ejemplo, los Proyectos financiados por Banco Interamericano de Desarrollo (BID) de tipo económico, social e institucional para reducir la pobreza en América Latina y el Caribe, están sujetos a un régimen de contratación especial, donde la entidad pública del estado colombiano que destine estos recursos deberá obedecer las políticas para la selección y contratación del BID.

Diferenciar el régimen aplicable es importante, para conocer cuáles serán las reglas de juego durante la selección del contratista y su contratación para conocer las condiciones bajo las cuales se participará e intervendrá.

Averiguar el régimen aplicable es una tarea muy sencilla, ya que las Entidades hacen convocatorias para contratar y allí exponen cual es régimen de contratación aplicable, así como las reglas que se emplearán para elegir contratista. De todas formas, la regla general es que las Entidades Públicas contraten utilizando el régimen de contratación estatal.

2. Hacer seguimiento a las convocatorias e invitaciones públicas:

Un de los principios más destacados en la contratación con el Estado, es el principio de transparencia y uno de sus alcances es la publicidad de los procesos de selección y contratación; de tal manera que, las Entidades Públicas garantizan este principio a través de convocatorias, invitaciones públicas e información suficientes de lo que se contratará y procedimiento para acceder a la oportunidad de contratación.

Estas convocatorias suelen realizarse en las páginas oficiales de las Entidades Públicas y las plataformas de contratación pública, actualmente la plataforma oficial para adelantar los procesos de contratación es el Sistema Electrónico de Contratación Pública -SECOP- creado por la ley 1150 de 2007, sistema desarrollado por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente-.

Lo particular aquí, es la publicidad de la contratación, ya que este sistema solo es de obligatoria utilización para las Entidades sujetas al régimen de contratación pública. Sin embargo, muchas Entidades no sujetas a este régimen o, incluso, con régimen especial de contratación llevan a cabo la publicidad de sus procesos de selección y contratación a través de esta plataforma; siendo la principal herramienta de publicidad de contratación en el país.

3. Revisar detalladamente los documentos previos:

Junto con las convocatorias e invitaciones públicas se divulgan los documentos previos, todos esos documentos que establecen el objeto, cuantía, condiciones técnicas de los bienes, obras y servicios que se van a adquirir, proceso de selección, modalidad de contratación y criterios de ejecución del objeto contractual. En términos generales, son los documentos que surgieron de la fase de planeación para establecer las condiciones bajo las cuales se harán las adquisiciones.

Estos documentos son la carta de instrucción para la selección y contratación, por esa razón cada uno de sus componentes debe ser revisado con especial detalle. Las entidades al régimen de contratación pública deben elaborar Estudios Previos y publicarlos con las invitaciones y convocatorias.

Los Estudios Previos tiene como mínimo la descripción de la necesidad a satisfacer; objeto a contratar; condiciones técnicas exigidas; valor estimado del contrato y justificación; plazo del contrato y; disponibilidad presupuestal. Así mismo, los Estudios Previos señalarán cual será el procedimiento de selección del contratista: Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Invitación Mínima Cuantía, Contratación Directa o, si pertenece a un régimen especial.

Conocer esto, es importante porque las reglas de cada proceso de selección son diferentes y ellas se encuentran en la norma (ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015, Decreto 092 de 2017, etc). Así, por ejemplo, la Licitación Pública es por regla general la modalidad de selección común de la contratación pública, salvo que la ley disponga un procedimiento especial para ciertos casos.

Esta modalidad de selección implica la publicación de hasta tres avisos en la página Web de la Entidad y en SECOP (Numeral 3 Art.30 Ley 80 de 1993) y publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones con Estudios Previos, antes de la apertura del proceso de selección, con el fin de que los interesados formulen observaciones al Proyecto y; las Entidades revisarán si acogen o rechazan estas observaciones (art. 8 ley 1150 de 2007). Luego de resuelta esta etapa, se da apertura del proceso de licitación a través de resolución.

La Entidad definirá el cronograma para las audiencias; criterios de sección habilitantes y ponderables; fecha de cierre para la presentación de ofertas; Informe de calificación y evaluación de las propuestas; subsanaciones, observaciones y aclaraciones al informe de calificación, adjudicación y celebración del contrato. Todo el procedimiento del proceso de licitación se encuentra en la ley.

Las reglas de selección variarán de acuerdo con la modalidad, el procedimiento contemplado en la Licitación no es el mismo que en los procesos de mínima cuantía y, a su vez, estos son muy diferentes el concurso de méritos bajo los cuales se busca la selección de consultores o proyectos.

A partir de la revisión de los estudios previos, pliegos y demás documentos previos puedes establecer si reúnes las condiciones para participar y si, además, cuentas con las condiciones para ofertar en mejores condiciones que otros posibles proponentes.

Cabe diferenciar que, las Entidades de acuerdo con el objeto y cuantía de la contratación definen criterios que en muchos casos son difíciles de cumplir o que solo cumplen aquellos con tal capacidad para ejecutar ese objeto particular. A modo de ejemplo, no serán los mismos criterios habilitantes técnicos y financieros para la contratación de un servicios de vigilancia que el de suministro de bienes de ferretería, ya que en razón de la actividad los criterios son muy diferentes, así una empresa de vigilancia deberá acreditar permisos y autorizaciones de la Supervigilancia, y otros criterios técnicos, mientras que en el suministro el empresario deberá acreditar que se dedica comercialmente a esa actividad y cuenta con la capacidad de suministro.

De todas maneras, si aún cuentas con dudas sobre este tema y deseas conocer más, puedes dejarnos tu comentario o comunicarte con nuestros abogados sin compromiso Click Aquí.